TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Vanhan Vääksyn kehittämisyhdistys (Yhdistys)

Osoite: c/o Sari Kolsi, Ainonraitti 11, 17200 Vääksy

Puhelin: +358 44 7772797

Sähköposti: info@vanhavaaksy.fi

Yhteyshenkilö: Sari Kolsi (pj.)

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen nykyisten jäsenien, poistuneiden jäsenien, yhdistyksen toimintaan liittyvien työntekijöiden sekä yhdistyksen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Yhdistyksen jäsenien sekä sen työntekijöiden ja luottamushenkilöiden henkilötietojen ajantasainen hallinta ja ylläpito. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Tämän lisäksi ajantasainen jäsenrekisteri mahdollistaa Yhdistyksen jäsenien tehokkaan tiedottamisen Yhdistyksen toiminnan ja Yhdistyksen toimintaympäristön tärkeimmistä asioista.

Tietyissä tapauksissa jäsenrekisteriä käytetään myös Yhdistyksen työntekijöiden ja luottamushenkilöiden sopimusten ja tehtävien täytäntöönpanon hallintaan.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja Yhdistyksen toimintaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

- Rekisteröidyn kotipaikka ja osoite;

- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

- Rekisteröidyn puhelinnumero;

- Rekisteröityjen jäsenstatus

- Työtehtävä tai luottamustehtävä Yhdistyksessä

- Työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kohdalla tarvittaessa myös syntymäaika ja sotu, tilinumero, verokortin numero ja muut palkanmaksuun liittyvät välttämättömät tiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisteröitymisen tai jäsenmaksun yhteydessä sekä työntekijöiltä ja luottamushenkilöiltä tehtäviin valittaessa.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen kotisivujen (Yhdistysavain) yhteydessä olevaan jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toimintaan liittyvien työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenrekisterin päivitykseen käytetyt työasemat ja muut tallennusmediat (kuten Google G-mail -pohjaiset jakelulistat) ovat salattuja ja salasanasuojattuja.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Jäsenien henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Yhdistyksen ulkopuolisille toimijoille ilman rekisteröityjen henkilöiden lupaa. Työntekijöiden ja luottamushenkilöiden yhteystietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen toiminnan ja mahdollisten viranomaiskyselyiden vaatimassa laajuudessa.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Mikäli Yhdistys on lainsäädännöllisistä syistä velvoitettu henkilötietojen siirtoon Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, perustuu se aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen, työntekijän sopimus on voimassa tai luottamushenkilö on virassaan.

Jäsenyyden, toimihenkilön tai luottamushenkilön viran päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, kuten esim. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi (tiedottamisen kohdentaminen)

Yhdistyksellä ei ole käytössään Rekisteröidyn profilointia markkinoinnillisista tai toiminnallisista syistä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus kyseisenä ajankohtana voimassa olevan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät

henkilötiedot;

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

- vaatia henkilötietojensa poistamista;

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin

henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn aiempaan suostumukseen;

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä

perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

- saada henkilötietonsa kirjallisesti tai koneluettavassa muodossa

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Vanhan Vääksyn kehittämisyhdistyksen sähköpostiosoitteeseen vvkposti@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Vanhan Vääksyn kehittämisyhdistys

Sari Kolsi

Ainonraitti 11, 17200 Vääksy

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai vastuuhenkilöiden muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.3.2021.